Борьба с Excel Hell

Управление Конфигурациями обычно представляется как «хранитель информации». То есть менеджер этого процесса работает вроде как кладовщиком, которому что привезли, он то и хранит, выдает строго под роспись, тщательно следит за актуальностью реальной картины и бумаг.
При достаточно зрелом процессе Управления Конфигурациями, в случае наличия цикла PDCA (работающего, а не бумажного), менеджер также думает о том, как повысить актуальность данных, как избежать ошибок, как точно связаться с процессом Управления Изменениями и ничего не потерять.
Но есть в крупных компаниях ещё одна активность, которую процесс Управления Конфигурациями, по хорошему, должен взять на себя.
В крупных компаниях мы постоянно сталкиваемся с несметным количеством excel-файлов, где собирается и храниться та или иная информация. Причина появления этих файлов вполне понятна – идет постоянное развитие и изменение, необходимы разовые (как это сначала кажется) данные, и самый простой способ собрать их – внести в обычные файлы Word или Excel и отправить по назначению. Ни времени, ни необходимости в создании информационных систем при этом нет. И чаще всего некоторый сбор данных заканчивается, более не повторяясь.

Но часть этих данных всё же становятся полезными в будущем, и Excel-файлы обрастают функционалом, расширяется круг поставщиков информации и потребителей. У файла становится большое количество версий, актуальность которых расползается всё сильнее и сильнее. Возникает то, что в англоязычной литературе уже имеет имя – “Excel Hell” (ад Excel-файлов).

Процесс Управления Конфигурациями как раз и должен взять на себя эту роль – остановить разрастание мест и форматов хранения информации и свести все необходимые данные к единому информационному пространству.

Пример. По результатам совещания принимается решение: в целях синхронизации и оценки взаимовлияния, собрать информацию по регулярным работам, которые проводятся в нескольких отделах. Договариваются о следующем: отделы собирают информацию в Excel-файлы. Список колонок обговаривают прямо на совещании. Потом присылают всё это одному человеку, он сводит файлы в один, и рассылает всем итоговый.
Вот в этот момент в игру должен вступить Менеджер Конфигураций. Он должен взять требования к собираемой информации и предоставить место сбора. Иногда так прямо и сказать: «Вот адрес на портале. Там будет пустой список с вашими полями. Записывайте всё туда.»

Это не так сложно, как кажется. Девяносто девять процентов собираемой информации представляют из себя плоские списки, иногда с вариантами выбора нескольких полей. Подобные списки можно быстро реализовать на множестве инструментов класса «списки + web-интерфейс». Главная задача здесь – единое место хранения информации.

Также существует ещё один положительный момент такого подхода. Часто бывает ситуация, когда со временем данные забываются, а потребность в них возникает даже через несколько лет. В этом случае подобный подход позволит поднять старые данные, либо, по крайней мере, понять, что данные уже собирались, отследить их востребованность и необходимость повторного сбора.
Иногда можно даже удивиться, заглянув в подобные базы и оценив, какой информацией интересовались сотрудники, в рамках проектов и повседневной работы, несколько лет назад. При этом также оценить, какие начинания привели к формированию полезных процессов, а какие были забыты за ненадобностью.

Но надо понимать и трудности. Excel в настоящее время дошел до такого функционала, что пользоваться им стало быстро, просто и удобно. И чтобы остановить Excel Hell, придется не один месяц вырабатывать культуру. Но игра стоит свеч. Единое место хранения сэкономит впоследствии месяцы работы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.