Борьба с Excel Hell

Управление Конфигурациями обычно представляется как «хранитель информации». То есть менеджер этого процесса работает вроде как кладовщиком, которому что привезли, он то и хранит, выдает строго под роспись, тщательно следит за актуальностью реальной картины и бумаг.
При достаточно зрелом процессе Управления Конфигурациями, в случае наличия цикла PDCA (работающего, а не бумажного), менеджер также думает о том, как повысить актуальность данных, как избежать ошибок, как точно связаться с процессом Управления Изменениями и ничего не потерять.
Но есть в крупных компаниях ещё одна активность, которую процесс Управления Конфигурациями, по хорошему, должен взять на себя.
В крупных компаниях мы постоянно сталкиваемся с несметным количеством excel-файлов, где собирается и храниться та или иная информация. Причина появления этих файлов вполне понятна – идет постоянное развитие и изменение, необходимы разовые (как это сначала кажется) данные, и самый простой способ собрать их – внести в обычные файлы Word или Excel и отправить по назначению. Ни времени, ни необходимости в создании информационных систем при этом нет. И чаще всего некоторый сбор данных заканчивается, более не повторяясь.

Но часть этих данных всё же становятся полезными в будущем, и Excel-файлы обрастают функционалом, расширяется круг поставщиков информации и потребителей. У файла становится большое количество версий, актуальность которых расползается всё сильнее и сильнее. Возникает то, что в англоязычной литературе уже имеет имя – “Excel Hell” (ад Excel-файлов).

Процесс Управления Конфигурациями как раз и должен взять на себя эту роль – остановить разрастание мест и форматов хранения информации и свести все необходимые данные к единому информационному пространству.

Пример. По результатам совещания принимается решение: в целях синхронизации и оценки взаимовлияния, собрать информацию по регулярным работам, которые проводятся в нескольких отделах. Договариваются о следующем: отделы собирают информацию в Excel-файлы. Список колонок обговаривают прямо на совещании. Потом присылают всё это одному человеку, он сводит файлы в один, и рассылает всем итоговый.
Вот в этот момент в игру должен вступить Менеджер Конфигураций. Он должен взять требования к собираемой информации и предоставить место сбора. Иногда так прямо и сказать: «Вот адрес на портале. Там будет пустой список с вашими полями. Записывайте всё туда.»

Это не так сложно, как кажется. Девяносто девять процентов собираемой информации представляют из себя плоские списки, иногда с вариантами выбора нескольких полей. Подобные списки можно быстро реализовать на множестве инструментов класса «списки + web-интерфейс». Главная задача здесь – единое место хранения информации.

Также существует ещё один положительный момент такого подхода. Часто бывает ситуация, когда со временем данные забываются, а потребность в них возникает даже через несколько лет. В этом случае подобный подход позволит поднять старые данные, либо, по крайней мере, понять, что данные уже собирались, отследить их востребованность и необходимость повторного сбора.
Иногда можно даже удивиться, заглянув в подобные базы и оценив, какой информацией интересовались сотрудники, в рамках проектов и повседневной работы, несколько лет назад. При этом также оценить, какие начинания привели к формированию полезных процессов, а какие были забыты за ненадобностью.

Но надо понимать и трудности. Excel в настоящее время дошел до такого функционала, что пользоваться им стало быстро, просто и удобно. И чтобы остановить Excel Hell, придется не один месяц вырабатывать культуру. Но игра стоит свеч. Единое место хранения сэкономит впоследствии месяцы работы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.