Структура процессной документации

Рассмотрим структуру документов, из которых состоит процесс, для максимально удобного формирования и обновления. Необходимо разделить три уровня документов.
Четвертый уровень: записи объектов процесса: журналы и реестры, здесь не рассматриваем.
Первый уровень — «Положение о процессе». Это общий «обвязочный» документ. Количество — один на каждый процесс. Состав:

  • Цели;
  • Задачи;
  • Охват;
  • Входы и выходы;
  • Перечень ролей;
  • Метрики и КПЭ;
  • План внедрения;
  • План развития;
  • и т.п.

Одно «но»: целевые значения КПЭ и метрик (если они установлены), лучше вынести в отдельное приложение, т.к. они могут меняться гораздо чаще, чем само «Положение». Но это необязательно.
Второй уровень: «Регламент процесса». Этих документов может быть несколько, каждый из них должен описывать обработку отдельного входа из перечня входов в «Положении и процессе». Состав:

  • Подробное описание входа и ожидаемого выхода;
  • Блок-схема;
  • Пошаговое описание действий.

Подробного описания действий не нужно, это задача отдельных документов.
Третий уровень: «Инструкция». Подробное описание действий в каждом отдельном шаге регламента. В теории этих документов должно быть столько, сколько шагов имеется в «Регламентах процесса». На практике, инструкция пишется только в том случае, если действия невозможно описать в 3-4 предложения, в пошаговом описании в «Регламенте».
Чаще всего, все три уровня выпускаются единым документом. И это вполне допустимо на низких уровнях зрелости процесса. В последующем крайне рекомендуется провести такое разделение. Причин для этого несколько:

  1. В крупных компаниях серьезно сокращается время согласования. Документы вроде «Положения о процессе» пишутся один раз, и в последствии обновляются крайне редко (если, конечно, к изначальному их созданию подошли с умом). Пересогласовать блок-схему из 10 пунктов, явно указав, что именно меняется несоизмеримо проще, чем 120-страничный документ.
  2. На этих уровнях различаются авторы и визирующие. Положение о процессе — это документ уровня Владельца Процесса. Регламенты — рабочий документ Менеджера Процесса. Инструкции — часто пишутся и согласуются Исполнителями в рамках своих ролей.

Отдельным документом рекомендуется также выделить «Матрицу соответствия ролей». Это небольшой документ, в котором прописано соответствие: Роль — Должность — ФИО. Все регламенты и инструкции должны содержать только Роли, но не должности или имена. «Матрица соответствия ролей» в данном случае является буфером между процессной документацией и изменениями в организационной структуре компании, увольнениями сотрудников и т.п. движениями кадровой структуры.

Ну и, обещанный бонус: шаблоны всех перечисленных выше документов.

Уровень 1: Положение о процессе.
Уровень 2: Регламенты процесса.
Уровень 3: Рабочие инструкции.
И дополнительный документ: Матрица совмещения ролей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.