Разделение времени сотрудников ИТ

Хотел бы поделиться идеями некоторых заготовок из разрабатываемой системы «APO», которая, помимо всего прочего, расчитывает и дает документальное обоснование количества и квалификации персонала (в первую очередь — в ИТ, хотя можно применить и к любому другому департаменту).
Итак, когда расчитываем время сотрудников, мы разделяем рабочее время сотрудников на 7 частей.

1) Плановые работы. Эта часть легче всего. Мы знаем что делать, когда, с какой регулярностью и сколько времени на это уходит. Если эти данные у нас размытые, мы всегда можем просто зафиксировать время чуть больше положенного, и гарантированно выполнить эти работы.

2) Проектная деятельность. При хорошо развитом Проектном Офисе этот раздел может превратиться в четко пранируемые работы в определенный день и в определенное время. На крайний случай мы можем просто заблокировать сотрудника на время проекта на небольшой процент времени. Например: с 1 марта по 31 октября, на 2 часа в день. Для начальной ситуации с формализацией управления проектами в компании — достаточно.

3) Стандартные Заявки. Тут ситуация двоякая. С одной стороны, мы знаем, что делать. С другой, мы не знаем, когда эти заявки возникнут и в каком количестве. Единственное, что мы можем, это обучить персонал и заблокировать время на основании предыдущих периодов или, хотя бы, просто из экспертной оценки.

4) Внеплановые работы (Инциденты). Тут, разумеется, предугадать ничего не можем. И что будет — тоже не знаем. Всё что мы можем, это собрать статистику за предыдущие периоды, и спрогнозировать загрузку персонала на решение инцидентов на будущее.

5) Административная деятельность. Как не обидно, но она есть, и также является пожирателем времени. Совещания, собрания, разбор электронной почты по различным вопросам, участие в мероприятиях типа «Постановка целей», «Подведение итогов» и «Оценка персонала». Желательно составить как можно более полный календарь событий и сразу предусмотреть, что сотрудники в это время заниматься своими прямыми обязанностями, скорее всего, не смогут.

6) Плановое и внеплановое отсутствие на рабочем месте. Отпуска, отгулы, больничные листы — это всё относится к этой категории. Сюда же можем заложить вероятность форс-мажора, когда сотрудник не вышел на работу по каким-либо причинам.

И, наконец, 7) Обучение. Если сотрудник не полностью удовлетворяет требованиям согласно своей должностной инструкции, либо планируется расширение его функций на текущей должности, то для него составляется план обучения, бронируются тренинги (либо время обучения в опытным специалистом), и это время мы также должны учитывать.

Несмотря на то, что в первых четырех пунктах могут быть абсолютно разные потоки Заявок, желательно организовать единую систему «Нарядов на работы», которые будут создаваться в рамках как плановых работ, так и Инцидентов и Стандартных Заявок.
Это необходимо потому, что при назначении Заявки или Инцидента, мы руководствуемся ролями и сотрудниками, назначенными на эту роль, а Наряд на работы (Work Order) назначается уже непосредственно на конечного специалиста, и учитывается именно за ним, а не за абстрактным «Оператором» или «Инженером».

Что в первую очередь для всего этого надо? Две вещи.
1) Качественная и полная единая база всех Сотрудников Компании (с указанием департамента, позиции, непосредственного руководителя и всех контактных данных).
2) Ролевая модель (о ней — чуть позже).

Спасибо за внимание :wave:

UPDATE: Забыл упомянуть еще одну категорию времени, которая характеризует не сколько сотрудника, сколько его линейного менеджера. Это категория «Прямое указание руководителя». Смысл его в том, что часто возникает ситуация, когда несмотря на плановые или проектные работы приходит начальник после совещания у большого босса, и начинает раздавать новые указания . Текущая работа сразу отодвигается на второй план. По приоритетам это, возможно, правильно, но ответственность за невыполненную плановую/проектную работу при этом ложится на руководителя, а не на исполнителя. А если из всех категорий временных затрат у сотрудника категория «Прямое указание руководителя» занимает более 50%, то это уже повод подумать о компетенции менеджера.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.