Как говорил писатель Стивен Кинг — «Писательство это телепатия. Я что-то представляю или вижу, и описываю это на бумаге, словами. Потом Вы, через расстояние и время, берете написанное мною, читаете, и, если я хороший писатель, у Вас в голове возникает та же самая картина, которая была у меня в момент написания».
Отличные слова! А теперь «внимание, вопрос».
Зачем нужен документ, если для того, чтобы понять, что в нем написано, нужно личное присутствие автора? Зачем нужен документ, если приходится собирать совещание, на котором будет объясняться смысл  этого регламента, политики или инструкции?
Если так происходит, то мы имеем дело с одним из трех вариантов:
Первый: у нас хреновый писатель. Давайте поменяем писателя.
Второй: у нас хороший писатель, но неправильная аудитория. Давайте перепишем документ под целевую аудиторию.
И третий, более редкий: у нас неверных формат или шаблон документа, который не позволяет передать мысль автора целевой аудитории. Давайте поменяем шаблон и впишем в него побольше комментариев — что и где должно быть.

Задумайтесь, когда Вы пишете любой документ: кто его будет читать, и будете ли нужны лично Вы, чтобы объяснить, что там написано?

Если «да» — переписывайте.